「利害関係を超えて、とにかく物事が ”前に進む" 会議の進め方」教えます。

夕暮れ時の とあるオフィス。 「良いじゃないか。これで進めよう!」 部下に任せているプロジェクトが着実に前に進むようになった。

部下達を見ていて、こんな悩みはありませんか。

・無駄な会議が多い。

・結局、グチといい訳ばかりで、何も決まらない。

・部下に会議を任せたい。
でも言われた。
「そもそも会議って何ですか?」

・会議をするだけで、何も進まない。

「会議がうまくいかない」その原因は、社長であるあなたにあるのかも・・・

そもそも「会議」が何をするものなのか。

それを社員に伝えたことはありますか?

「そんなの見てれば分かるだろうが。」

会議は良くも悪くも、会社の状態を表します。

・「シーン」となって、誰も発言しない会議
・他部署の批判ばかり言う会議
・あーだこーだ言って、何も決まらない会議
・誰も責任を取らない会議

これらはそのまま、御社の雰囲気を表します。

・誰も自ら動かない会社
・いい訳ばかりの会社
・誰も責任を取らない会社

会議の仕方は、御社の仕事の進め方、働き方に直結します。

ITなど、デジタルツールが発達し、会社に出社しなくても、オンラインで仕事ができる時代になりました。

もちろん、
工場や顔を合わせて仕事をすることの役割はあります。

でも、
そうじゃなくても良いこともあります。

デジタルツールを取り入れながら、改めて御社ならではの働き方を見付けていく段階ではないでしょうか。

それに合わせて、当然会議の仕方も変わります。

今の時代、御社ならではの会議の進め方があるはずです。

そもそも会議とは何なのか?

それを社員に教えた上で、新しい働き方を作ってみませんか。

会議は組織の縮図。
「会議が変われば、人が変わり、会社が変わる。」

「成果が上がる会議の作り方」を社員に伝えて、あなたはどんな会社を作りたいですか?

ここで質問です。

これから私が解説する、”成果が上がる会議の作り方 基本のキ”を社員達が学んだら、
「あなたには、どんな未来の可能性が広がりますか?」

時間を少し取ります。
1分ぐらいにしましょう。

「まだ、何を学ぶか具体的に分からないから書けない。」

今、あなたが期待することで構いません。
「何を学ぶかは分からないけど、こうなったら嬉しいな。」

そんな勝手な期待で構いません。

何個でも構いません。
紙とペンをご用意の上、書き出してみましょう。

1分が経過したら、次の解説へ行きましょう。
では、スタート!

では、会議って何でしょうか。

未来に広がる可能性は書き出しましたでしょうか。

では、次に行きます。

「会議って何でしょうか。」

なんとなく、
「関係者全員が同じ場所に集まって、話をする場」

という風に思っている方が多いと思います。

これを、
1対1のミーティングや、2,3人の個別ミーティングも含めた 「関係者と話をする機会、全般」
と大きく捉えてみましょう。

そして会議を、
「仕事を進めるために必要な成果を生み出す機会」

と捉えましょう。

さらに極端に言えば、
自分の意図したように物事が進むようにすること。

これが「会議」。

物事が進むのなら、
オンラインで会議をしたって良いし、チャットでのやり取り、メールでのやり取りも会議と言えます。

こうすることによって、
一般的な、関係者全員が集まる”会議”をする必要がなくなって、無駄な会議の削減が達成でき、

なおかつ、
プロジェクトが前へ前へと進みます。

具体的に、 どんな風に会議を進めれば良いのでしょうか。

先ほど会議は、
自分の意図したように物事が進むように

「何かしら成果を得るもの」
と定義しました。

会議を、
何かしらの成果を生み出す”生産装置”だとしたら、

それは設計することができます。

議題や関係者のアイデア、知識、経験を入力し、出力には成果物が出てくる機械です。

では、
会議という生産装置を作るための設計図は何でしょうか。

その設計図が、以下にある「バリューマッピング」になります。

具体的な設計のやり方として、
3つのステップに分かれます。

  1. エンディングを決める
    この会議によって手に入れたい「成果物」を決めます。
  2. オープニングを決める
    成果によって解決される「議題」を決めます。
  3. ストーリーを決める
    「準備、発散、収束、まとめ」を意識して、進行内容を決めます。

このうちの、
ストーリーを決める。
は、いろんな手法があり、知っているか知らないかの差が出てくる所です。

プロの会議ファシリテーターは、この手法を幾つか持っており、場面毎に使い分けています。

今日は、この中でも一番基本となる「ポストイット(付箋)」と「ホワイトボード」を使ったやり方を解説します。

先程のバリューマッピングのテンプレート、お手本を含めた小冊子にまとめてありますので、以下のボタンを押してダウンロードしてください。

ダウンロードした小冊子を印刷して、手元にご用意の上、以下の解説動画をご覧ください。

バリューマッピングを使うと出てくる疑問

会議で決めたことが実行されるような、うまいまとめ方ってないですか?

今回の会議で決めたことを、再度振り返ります。
ホワイトボードに改めて書き込みながら、まとめると分かりやすいでしょう。その作業をしていく中で、不足している点や不明点が出てくるので、それも明らかにします。

このホワイトボードを写真に撮ることで、議事録代わりにもなります。

また、誰が何をするか、タスクを決めたとしたら、
それを共有しているタスクリストに書き込むなど、日常の管理システムに反映させて、会議の内容を忘れても実行されるようにします。

会議の参加者から、できないことやできていないことの話ばかりが出て、「無理だ。」ってことになる。

ファシリテーターか、参加者のひとりが
「小さなことでも、今私たちができることはなんだろう。」

という問いかけをして、できることに着目するようにリードしてみましょう。

プロジェクトのゴールを追い求めると、どうしても大きなことや、長い道のりを意識して、一歩が踏み出せなくなることがあります。

ですが、未来は今の小さな行動が作っていくものです。
大志を抱きながらも、最後は目の前の行動に意識を向けられるように、問いかけをすると良いでしょう。

会議で決まったことしか、社員がやらない。

全員が同じ場所に集まって話をする会議だけを会議だと思っていると、陥りがちかもしれません。

会議によって、やることが決まって、会議の場で指示される。
会議をしなければ物事を進めてはいけない、という意識。

「会議が行動をコントロールしている」イメージですね。

ですが、
これを、講座の最初に定義したように、
「仕事を進めるために必要な成果を生み出す機会」

と捉えれば、
行動が先にあって、それを実行するために必要なものを生み出すのが会議となります。

「行動が会議をコントロールしている」イメージですね。

この意識に社員が変わってくると、解消されてくると思います。

会議の成果物を書くことができない。

会議は、
「仕事を進めるために必要な成果を生み出す機会」

なので、そもそも、仕事を進めるという行動を持っていない人は会議を開催することはできません。

会議をする必要がないとも言えます。

会議の成果物を書くことができない。パート2

決めた成果物を会議で絶対に出さなきゃいけない!
と思っていませんか。

会議は生き物なので、始めてみたら、

  • まったく違う展開になった。
  • まったく違う課題が出てきた。

ということは、よくあります。

というか、ほとんどそうです。

そんな時はどうするのか。
私は、「議題」と「成果物」を変えてしまいます。

変えるというよりは、「手放す」と言ってしまった方がいいですね。

事前に設計をきちんとします。その上で、実際に会議が始まってしまったら、その場の流れに身を任せます。
そして、実際に出てきたことを「成果物」にしてしまいます。

大概の場合、事前に考えていた課題は「思い込み」です。
その場に身を任せることで、「本質的な課題」「本質的な成果物」が出てきます。

事前にきちんと設計した上で、当日のその場の変化を楽しんでみてください。

はじめは不安でしょうが、その方が参加者の満足度も高くなるし、会議の目的である、物事も前に進むと感じています。

バリューマッピングですべての会議に対応できますか。

できません。

ただし、8割ぐらいの会議には適用できると考えています。特に、定例会など、慣習的に行っている会議に導入すると成果が上がりやすくなると考えます。

また、
成果物やゴールをイメージして物事を考えて行くやり方は、会議以外の仕事にも成果を上げる考え方です。新入社員の方への基礎教育として最適だと思います。

バリューマッピングは、守破離で言えば、基本の型と言えます。
この型を知っていることで、型以外のやり方や、より高度な会議、

「雑談の中から自然と湧き上がってくるアイデアを形にするような場」
「異なる利害関係者同士が対話する場」
「アイデア発想」
「プレゼンテーションを行う場」

を習得しやくすなります。

Google Suiteなどのクラウドやチャットツールなどのデジタルツールはどうやって使ったら良いですか

会議によっては、求めるもの(成果物)が「関係者全員の情報の共有」というものもあると思います。

この場合、クラウド上にデータをアップして、
「ここに入れたから見ておいて」
とチャットで連絡するだけで済むようになります。

しかし、同時に、こういった感覚も生まれてくると思います。

「やっぱり顔を合わせて話をしないと、うまくいかない。」

デジタルツールを導入するにあたって、よくあるのが、
アナログ的にやっていたことをデジタルに置き換えること。

デジタルツールは、アナログ的なやり方をバージョンアップしたものでは、”ありません”

デジタルツールを導入すると、実は、アナログ的な手法が持つ本質的な価値が見えてきます。

例えば、「焚き火」

昔であれば煮炊きをするためには、焚き火を使うしかありませんでした。
しかし今は、IHを使ったりガスコンロを使ったりすれば、焚き火よりも簡単に煮炊きができます。

じゃあ、これで焚き火はまったく不要になったのか。
といったら違いますよね。

キャンプが好きな人はわざわざ焚き火をします。

それは、焚き火が煮炊きという役割から解放されたことによって、より本質的な焚き火の価値。

”癒し”

が見えてきたからです。

焚き火で煮炊きをしていたときには、煮炊きという機能に、”癒し”という価値が隠れてしまっていたのです。

同じ様に、
会議もデジタルツールを導入すればするほど、アナログ的な顔を合わせて話をする本質的な価値が見えてきます。

それを見据えた上で、我が社はどんな会議の仕方が良いのか、見付けていくことになります。

ちなみに、私が思う顔を合わせて話をする価値としては、「打ち合わせ効果」があると思っています。

「打ち合わせ」
というのは元々、太鼓のリズムを合わせることを言ったそうです。

「打ち合わせ」といったら、具体的な中身を詰めていくよりは、お互いの共有言語を揃えたり、想いや雰囲気を合わせることを意識した方がいいでしょう。

「同じ釜の飯を食う」
と揃うことができるので、打ち合わせでは食べながら行うと良い方法ですね。

このように、会って話をすることの本質的な価値に集中できるのは、デジタルツールで他の機能を担っているからできることです。

そういった意味でも、
デジタルツールの活用は検討してみても良いと思います。

また、
デジタルツールであれば所構わず会議をすることができます。
チャットであれば、時間も揃える必要はありませんね。

そこでオススメなのが、
「細切れ会議」
という考え方です。

昔なら時間を合わせて同じ場所に集まるだけでも、手間暇がかかったので、より多くの議題に費やしました。

ですが今は、簡単に会議をすることができます。

なので、
すべてを詰め込んで会議をするのではなく、ちっちゃい成果を出す会議を多頻度で行う。

こういうスタイルが良いと思います。

さあ、今までの解説を聞いてきて「あなたが気付いたこと、感じたこと」は何でしょうか。

どんなことでも構いません。

小冊子を読んでみて、動画の解説を見てみて、その最中に頭に浮かんだことは何でしょうか。

会議に関係なくても良いです。

「息子のことが頭に浮かんだ。」
「そういえば、あの件はどうなったっけ。」

紙とペンをご用意の上、書き出してみましょう。

人の脳は、
思い浮かんだことを頭に留めておくと、新しい発想が出てこない性質を持っています。

今回に限らず、
思い浮かんだことを書き出すことで、新しいアイデアが次々と湧いてくる「アイデア脳」になります。

ぜひ、試してみてください。

さあ、何個でも構いません。
2分 時間を取りますので、書き出してみましょう。

「小冊子を読んでみて、動画の解説を見てみて、その最中に頭に浮かんだことは、何ですか?」

書き出しましょう。

では、スタート!

終わりに

最初にあなたに書いてもらった、
「未来に広がる可能性」

を書いた紙を手元に出してください。

”成果が上がる会議の作り方”を知った今、
そこに書いた可能性は広がりそうでしょうか。

広がる可能性を 感じた方

小冊子や動画を社員の方に見せて、伝えてあげてください。

当方でも、社員の方向けに研修を承っています。
代表的な内容を続けてご案内しているので、下の方へスクロールしてご覧ください。

広がる可能性を 感じない方

「あなたの未来の可能性を広げるために役立ちそうなこと。
何がありそうですか。」

書き出して、できることから試してみましょう。

未来の可能性は、計画的に作ることはできません。
偶然の出会いが未来を作ります。

会議ではピンとこなかったけど、私共に何か可能性を感じて頂けたら、気軽にご相談ください。

ビジネスモデルの検討や新規事業作り、アイデア発想についても得意分野です。
詳細はこちら↓
https://peraichi.com/landing_pages/view/bizconsul

行動が未来を作っていきます。
どんな小さなことでも構いません。それを ”する” だけで未来は変わります。

続けなくても構いません。今すぐできることをしてみましょう。

当方で研修の時に使っているスライドを公開します。

当方では、「成果が上がる会議の作り方。基本のキ。」研修を承っています。

新入社員

新しくリーダーになる方へ

新しく管理職になる方へ

当方で研修の時に使っているスライドです。

  • 「成果が上がる会議の作り方」の基本をお伝えすると共に、
    実際に設計作業を行うので、
  • 研修修了時には、
    実際に御社で行っている会議について設計したものが手に入ります。

この流れを基本としながら、御社の状況に合わせて研修内容をカスタマイズします。

標準価格

10万円〜(2時間、10名様まで)

10名様以上の場合や内容の変更、
ご予算に応じて対応致しますので、ご相談ください。

研修実績

  • 松本市役所様
  • 塩尻市役所様
  • 長野県様
  • 山ノ内町商工会様
  • NPO法人えんのわ様
  • 株式会社柳沢林業様
  • 共和観光株式会社様

講師プロフィール


末次 克洋(すえなみ かつひろ)

  • 視覚会議ファシリテーター
  • アイデア創発ファシリテーター養成講座修了
  • ビジョンインテグレーションアプローチ ベーシックコース修了
  • 公益財団法人日本生涯学習協議会 認定シニア・リーディング・ファシリテーター
  • フューチャーマッピング®認定ファシリテーター

全員が同じ働き方をする時代から、ひとりひとりが自分だけの働き方を見付けて生きていく時代を見据えて、
5年前に会社を辞め、起業、ライティング、コミュニティ作り、を実践してきました。

複数の事業を実践する中で、物事が前に進む会議と進まない会議がありました。その違いを分析することで、会議のコツが分かってきたので、今はそれを企業経営者、管理職の方へ伝えていく講師を務めています。